Teknik Dan Dokumentasi Sistem ...

BAB 2..

Teknik Dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

Pemakaian Teknik-Teknik Sistem

 Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam Auditing

Sebagian besar penugasan auditing dibagi dalam dua komponen dasar. Komponen pertama, biasanya disebut audit intern, bertujuan menetapkan tingkat struktur pengendalian intern yang dapat diandalkan organisasi. komponen kedua yaitu audit laporan keuangan, meliputi pengujian substansif. Pengujian substansif adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern. Pengujian ketaatan maupun substansif juga harus dilakukan oleh auditor intern seperti halnya auditor ekstern.

   

-> Evaluasi Struktur Pengendalian Intern, yaitu kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
- Pengawasan Lingkungan
- Sistem Akuntansi
- Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

-> Pengujian Ketaatan, yaitu untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

-> Kertas Kerja yang dimaksud kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

1. Analisis Sistem, yaitu analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

2. Desain Sistem, yaitu desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

3. Implementasi Sistem, yaitu implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

Teknik-Teknik Sistem

1. Teknik bagan arus merupakan teknik sistem yang paling umum. Bagan arus adalah     diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam suatu sistem. Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personel-personel sistem. Bagas arus banyak dipakai jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan meningkatnya arti penting bagan arus sebagai alat komunikasi sehubungan dengan makin kompleks dan berkembangnya pemrosesan komputer, maka dibutuhkan symbol-symbol standar dan penggunaan konvensi.

2. Teknik narasi, Teknik inisering bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap pencarian fakta diperusahaan wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analisis untuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi. Wawancara merupakan teknik yang berguna bagi analisuntuk mengenal pihak-pihak pengambil keputusan di perusahaan dan masalah yang mereka hadapi, wawancara mendalam memungkinkan analis sistem untuk membangun hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara terstruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan. Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan secara bebas.

3. Bagan Arus Dokumen, yaitu bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

4. Bagan Arus Program, yaitu bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Sumber :

http://ekonomister.blogspot.com/

http://duniakusukasuka.blogspot.com/